Direktwerbung für Gesundheitsämter muss strikte Datenschutzrichtlinien einhalten, insbesondere die DSGVO in der EU. Effektivität wird erreicht, indem man sich auf Informationen konzentriert, die von öffentlichem Interesse sind und keine sensiblen persönlichen Daten erfordern. Beispielsweise können allgemeine Kampagnen zu Gesundheitsvorsorge, Impfungen oder Präventionsmaßnahmen über E-Mail-Newsletter verbreitet werden, solange die Empfänger ihre Zustimmung gegeben haben und jederzeit die Möglichkeit zum Abbestellen haben. Bei Postadressen kann auf allgemein zugängliche Adressdaten zurückgegriffen werden oder es werden Informationsmaterialien über lokale Verteilaktionen ohne spezifische Adressierung verbreitet.

Inhalte für E-Mail-Kampagnen von Gesundheitsämtern sollten informativ und gemeinnützig sein. Dazu gehören Aufklärung über saisonale Gesundheitsthemen wie Grippeimpfungen, Hinweise zu neuen Gesetzen oder Verordnungen im Gesundheitsbereich, Informationen zu Präventionsprogrammen und gesunden Lebensweisen sowie Einladungen zu Veranstaltungen oder Webinaren. Wichtig ist dabei immer, Mehrwert für den Empfänger zu schaffen und relevante Informationen bereitzustellen.

Um sicherzustellen, dass postalische Werbemaßnahmen nicht als Spam wahrgenommen werden, sollten sie personalisiert und zielgruppenspezifisch sein. Das bedeutet, dass das Material relevant sein sollte für den Empfänger basierend auf dessen Wohnort oder bekannten Interessen (z.B. Eltern junger Kinder bei einer Impfkampagne). Zudem sollte das Design professionell sein und der Inhalt klar kommunizieren, warum der Empfänger das Material erhält. Eine transparente Kommunikation darüber, wie man weitere Sendungen abbestellen kann, trägt ebenfalls dazu bei, das Vertrauen zu stärken und eine negative Wahrnehmung als Spam zu vermeiden.

Gesundheitsämter können Email-Listen legal aufbauen durch das Einholen einer ausdrücklichen Einwilligung der Personen (Opt-in), bevor sie in den Verteiler aufgenommen werden. Dies kann beispielsweise über Online-Formulare auf der Webseite des Amtes erfolgen oder durch Anmeldeformulare bei Veranstaltungen und Messen. Es ist wichtig darauf hinzuweisen, wofür die Email-Adresse verwendet wird und dass eine Abmeldung jederzeit möglich ist (Opt-out). Alle Prozesse müssen dokumentiert werden um nachzuweisen, dass die Einwilligungen rechtmäßig eingeholt wurden.

Best Practices beim Versand von Werbe-E-Mails im Namen eines Gesundheitsamtes umfassen: \n1) Personalisierung der Ansprache,\n2) Bereitstellung klarer und nützlicher Inhalte mit Mehrwert,\n3) Sicherstellung eines einfachen Abmeldungsprozesses,\n4) Regelmäßige Aktualisierung der Mailingliste zur Entfernung inaktiver Adressaten,\n5) Nutzung seriöser E-Mail-Dienstleister zur Gewährleistung hoher Zustellraten,\n6) Testläufe mit verschiedenen Betreffzeilen und Inhalten zur Optimierung der Öffnungsraten,\n7) Beachtung gesetzlicher Vorgaben wie DSGVO-konforme Datenerhebung.\nDurch diese Maßnahmen wird eine hohe Akzeptanzrate bei den Empfängern gefördert sowie deren Vertrauen gestärkt.